時間管理的四十項準則

       “不善於支配時間的人，經常都感到時間不夠用”。這一句話具有相當的真實性。但是，怎麼樣才能善用時間呢？這是過去十幾年來時間管理專家所試圖解答的一個問題。底下的一份自我測驗表總共搜集了四十道題目。所有這一些題目的正面答復皆表示時間管理專家所倡議的“有效的時間管理準則”，至於它們的反面答復則表示時間管理專家所力圖勸阻的行為。希望管理者至少每隔六個月即根據這份測驗表進行一次自我檢討與自我改進。

　　1. 我是否用盡面訂下一套明確的遠期、中期、與近期目標 ?

　　2. 對於下星期所想從事的工作我是否已有清晰的概念 ?

　　3. 在一個工作日開始之前，我是否已編妥該工作日之工作次序 ?

　　4. 我是否以事實之重要性而非以其緊迫性作為編排行事優先次序的依據 ?

　　5. 我是否把注意力集中於目標而非集中於程式，又是否以績效而非以活動量作為自我考核之依據 ?

　　6. 我是否在於富於效率的時間內做重要的事 ?

　　7. 我今天會否為達成遠期、中期、或近期目標做過某些事 ?

　　8. 我是否每天都保留少量的時間做計畫，並思考與我的工作有關的問題 ?

　　9. 我是否善用上下班的時間 ?

　　10. 我是否故意減少中午的食量，以免在下午打瞌睡 ?

　　11. 我是否對自己的作息時間做鬆馳的安排，以令自己擁有時間應付突發的危機及意外事件 ?

　　12. 我是否儘量將工作授權他人處理 ?

　　13. 我是否將具挑戰性的工作以及具例行性的工作都授權他人處理?

　　14. 我是否根據“權責相稱”之原則從事授權 ?

　　15. 我是否一意遏止部屬對他們感到困難或不耐煩的工作進行“反授權”?

　　16. 我是否有效地利用部屬之協助以令自己對時間獲致較佳之掌握，而同時避免令自己成為浪費部屬時間的瓶頸 ?

　　17. 我是否採取某些步驟以防止一些無用的資料及刊物擺置在我的辦公桌上並佔用我的時間 ?

　　18. 當我有所選擇時，我是否嘗試以電話或親身到訪的形式去處理事情，而只有在無可避免的情況下才利用書面的形式溝通 ?

　　19. 除了在例外情況下，我是否嘗試在下班後把工作置之不理 ?

　　20. 倘若有需要加班，而且可自由選擇加班時間，我是否寧可提早上班而不延遲下班 ?

　　21. 我是否迫使自己迅速地作出一些微小的決策 ?

　　22. 我是否在獲致關鍵性資料的第一時間即從事決策之制定 ?

　　23. 對對迴圈性的危機，我是否經常保持警覺，並採取遏止之行動 ?

　　24. 我是否經常為自己及他人定下工作的完成時限 ?

　　25. 最近我會否終止任何毫無益處的經常性工作或例行性活動 ?

　　26. 我是否在口袋中或手提包中，攜帶一些物件，以偶然空餘時間如在排隊時，在等候室中、在火車上，或在飛機上取出處理 ?

　　27. 當我面對許多需要解決的問題時，我是否應用80/20原理”即指只掌握20%的重要問題，而不受80%的不重要的問題所羈絆以對付之 ?

　　28. 我是否真正能夠控制自己的時間?我的行動是否取決於自己，非取決於環境，或他人之優先次序 ?

　　29. 我是否試圖對每一種檔只作一次的處理 ?

　　30. 我是否積極地設法避免常見的干擾如訪客、會議、電話等之持續妨礙我每天的工作 ?

　　31. 我是否嘗試面對現實，思考現在需要做的事情，而非緬懷過去之成敗或擔心未來之一切 ?

　　32. 我是否將時間的貨幣價值銘記於心中 ?

　　33. 我是否騰出一些時間為部屬提供訓練 ?

　　34. 我是否儘量將電話集中在一起?在打電話之前是否先準備好有關的資料 ?

　　35. 我是否擁有一套處置各類檔的系統 ?

　　36. 我是否有時採取“門戶封閉”政策以免工作受到他人之干擾 ?

　　37. 在一天工作完了時我是否自問：那些工作無法按原定計劃進行?無法按原定計劃進行的原因何在 ?  以後如何補救 ?

　　38. 在我籌備會議之前，我是否先探尋取代會議的各種可行途徑 ?

　　39. 開會時我是否講求技巧以增進會議的效率與效能 ?

　　40. 我是否定期檢視自己的時間支配方式以確定有無重蹈以往的各種時間陷阱 ?